A reforma tributária na gestão de despesas deve trazer mudanças que vão além da troca de impostos. Com a chegada da CBS e do IBS, a forma como as empresas registram, comprovam e acompanham seus gastos passa a ganhar ainda mais importância.
Um dos mecanismos que ajudam a explicar essa mudança é o split payment, modelo em que os valores de IBS e CBS podem ser separados e recolhidos no momento da liquidação financeira da operação.
Para quem trabalha com financeiro, controladoria, RH ou administração, o assunto parece tributário à primeira vista. Mas ele chega rapidamente à rotina: cartão corporativo, viagens, combustível, software, reembolsos e documentos fiscais fazem parte dessa conversa.
O que é split payment, em uma frase?
No split payment, o valor correspondente ao IBS e à CBS é segregado e recolhido durante a liquidação financeira da transação, seguindo as regras previstas para o novo sistema tributário.
Hoje, de forma simplificada, os tributos sobre consumo são apurados e recolhidos dentro dos processos fiscais de cada empresa. Com o novo mecanismo, pagamento e recolhimento do tributo passam a estar mais conectados.
A Lei Complementar nº 214/2025 estabelece que os prestadores de serviços de pagamento e as instituições operadoras dos sistemas de pagamento serão responsáveis por fazer essa segregação nas operações alcançadas pelo mecanismo. Lei Complementar nº 214/2025
Isso não significa que todas as transações passarão a funcionar dessa forma de uma vez.
Em 2026, a reforma está em seu ano de testes e adaptação dos sistemas. A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS já avançaram na documentação técnica da plataforma de split payment, enquanto a implantação efetiva do mecanismo está prevista para acontecer de maneira gradual.
A transição mais ampla do novo sistema tributário continua nos próximos anos, até a vigência integral do modelo em 2033. Cronograma da Reforma Tributária do Consumo — Receita Federal
Por que isso importa para quem gerencia despesas, não só para o financeiro?
Porque o novo modelo aumenta a conexão entre pagamento, documento fiscal e aproveitamento de créditos tributários.
A legislação estabelece, de forma geral, que contribuintes sujeitos ao regime regular poderão apropriar créditos de IBS e CBS nas aquisições permitidas, desde que os requisitos aplicáveis sejam atendidos. Entre eles está a comprovação da operação por meio de documento fiscal eletrônico idôneo.
É aqui que a gestão de despesas entra na conversa.
Pense na quantidade de gastos que podem passar por uma empresa durante um mês:
• viagens;
• alimentação;
• hospedagem;
• combustível;
• softwares e assinaturas;
• deslocamentos;
• materiais;
• serviços contratados.
Nem todos esses gastos terão necessariamente o mesmo tratamento tributário. A própria legislação prevê exceções e regimes específicos para determinadas operações.
Por isso, não basta saber quanto a empresa gastou. É preciso conseguir entender com o que gastou, por que gastou, quem realizou a despesa e qual documento comprova aquela operação.
Uma categorização ruim pode deixar de ser apenas um problema de relatório interno. Ela também pode dificultar a identificação do tratamento tributário correto e a conciliação das informações que sustentam a apuração.
Nesse cenário, organizar despesas por categoria, centro de custo, projeto e responsável ganha uma função ainda mais relevante.
Cartão corporativo ou reembolso: o que muda com a reforma tributária?
O meio usado para realizar a despesa, sozinho, não define se haverá ou não direito ao crédito de IBS e CBS.
Ou seja: usar um cartão corporativo não cria crédito tributário automaticamente. Da mesma forma, fazer um reembolso não significa necessariamente perder esse direito.
A diferença aparece principalmente na organização do processo.
Em um modelo de reembolso manual, por exemplo, o colaborador realiza a compra, guarda o comprovante, solicita o valor e a empresa precisa conferir posteriormente se aquela despesa segue a política interna e se a documentação está adequada.
Quando esse fluxo depende de planilhas, mensagens e documentos enviados por diferentes canais, aumenta o trabalho para reunir as informações e relacionar cada pagamento à despesa correspondente.
Também é importante ter atenção à emissão do documento fiscal. Como a legislação condiciona a apropriação de créditos à comprovação da operação por documento fiscal eletrônico idôneo, empresas precisarão avaliar com suas áreas fiscal e contábil como documentar corretamente as despesas realizadas por colaboradores.
O cartão corporativo pode facilitar essa rotina quando está integrado a uma ferramenta que permite definir limites, acompanhar movimentações, organizar categorias e concentrar comprovantes e solicitações.
O ganho, portanto, está na rastreabilidade da despesa.
Quanto mais fácil for ligar o gasto ao responsável, à finalidade, ao centro de custo e ao documento correspondente, mais organizado tende a ser o processo para quem precisa conferir e conciliar essas informações depois.
A categorização das despesas passa a ser ainda mais importante?
Sim, mas não porque uma categoria criada dentro de uma plataforma determina sozinha o tratamento tributário da operação.
A categorização ajuda a empresa a identificar o que está acontecendo.
Um gasto classificado como viagem, por exemplo, pode envolver passagem, hospedagem, alimentação e transporte. Cada uma dessas operações pode seguir regras próprias dentro do novo sistema.
Por isso, colocar tudo em uma categoria genérica como “despesas diversas” pode dificultar a leitura dos gastos e exigir mais trabalho posteriormente.
Quanto maior o volume de despesas, maior tende a ser a importância de manter critérios claros desde o início.
É uma mudança de lógica: em vez de organizar apenas para saber quanto foi gasto, a empresa passa a precisar de dados melhores para entender como aquele gasto deve ser tratado.
E as despesas e benefícios oferecidos aos colaboradores?
Aqui existe outra diferença importante.
A reforma tributária traz regras específicas para bens e serviços destinados ao uso ou consumo pessoal de empregados e outras pessoas relacionadas à empresa. Em determinadas situações, esses gastos não permitem a apropriação de créditos.
Há também exceções expressamente previstas na legislação.
Plano de assistência à saúde e determinados benefícios educacionais concedidos aos empregados, por exemplo, possuem regras relacionadas à previsão em acordo ou convenção coletiva de trabalho. Vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação possuem tratamento próprio após as alterações realizadas pela Lei Complementar nº 227/2026.
Ou seja, não existe uma única regra que diga que toda despesa com colaborador precisa estar em ACT ou CCT para gerar crédito.
Esse é justamente um dos motivos para separar bem benefícios corporativos de despesas realizadas para a execução do trabalho.
Se você quiser aprofundar especificamente o impacto da reforma sobre VA, VR e outros benefícios, a Bee Vale já falou sobre esse assunto em [A nova era dos benefícios corporativos: crédito tributário, evolução do voucher e o papel estratégico do RH]. Leia o conteúdo sobre benefícios corporativos e reforma tributária
Também vale acompanhar as mudanças relacionadas ao Programa de Alimentação do Trabalhador no conteúdo sobre a [atualização obrigatória do PAT]. Confira o guia da Bee Vale sobre a atualização do PAT
O que revisar na gestão de despesas antes de 2027?
Não é necessário esperar todas as etapas da reforma entrarem em funcionamento para começar a organizar a casa.
Um primeiro passo é entender como as despesas circulam hoje pela empresa.
Checklist para revisar agora
1. Existe uma política de despesas clara?
Defina o que pode ser gasto, quais são os limites, quem aprova cada tipo de despesa e quais documentos precisam ser apresentados.
2. As despesas estão separadas por categoria e centro de custo?
Evite concentrações excessivas em categorias genéricas que dificultem a identificação posterior dos gastos.
3. Os comprovantes ficam centralizados?
Documentos espalhados em e-mails, mensagens e planilhas aumentam o trabalho de conferência.
4. O financeiro consegue relacionar pagamento, responsável e documento?
Essa rastreabilidade tende a se tornar ainda mais relevante com a integração crescente entre documentos fiscais e transações financeiras.
5. Reembolsos e adiantamentos seguem um fluxo padronizado?
Quanto mais exceções existirem, maior será o trabalho para conferir e conciliar as despesas.
A recomendação não é definir o tratamento tributário sem apoio técnico. É chegar a 2027 com dados, processos e documentos mais organizados para que contabilidade, fiscal e financeiro consigam tomar as decisões necessárias.
Como a Bee Vale apoia essa transição?
A reforma tributária reforça algo que já fazia diferença na gestão financeira: controlar despesas não é apenas saber quanto saiu da conta.
É conseguir acompanhar onde, como e por que cada valor foi utilizado.
Com a gestão de despesas da Bee Vale, empresas podem centralizar adiantamentos, reembolsos e despesas realizadas por meio do cartão corporativo, além de definir regras, limites e acompanhar as movimentações em um único ambiente. Conheça a gestão de despesas Bee Vale
O colaborador ganha um processo mais simples para solicitar valores e enviar comprovantes. Para quem faz a gestão, fica mais fácil acompanhar o histórico e organizar as informações.
A tecnologia não substitui a análise fiscal e contábil exigida pela reforma tributária. Mas pode ajudar a empresa a construir um processo de despesas mais rastreável, organizado e preparado para as mudanças que estão chegando.
Se a gestão de despesas da sua empresa ainda depende de planilhas, comprovantes espalhados e conferências manuais, este pode ser um bom momento para rever o processo.
Conheça a solução de gestão de despesas e cartão corporativo da Bee Vale.