“RH, que tal acabar com aquela montanha de notas pra reembolso depois que um colaborador volta de uma viagem à trabalho?” “Colaborador, que tal não comprometer seu salário com despesas não planejadas em um trabalho externo?” Com o módulo de Gestão de reembolso e Antecipação de despesas da Bee Vale, essas questões são rapidamente resolvidas. E mais: com a facilidade e a segurança que o RH precisa, além da agilidade e o conforto que o colaborador quer.
Gestão de reembolso
Imagine essas situações: o gerente comercial da sua empresa levou um cliente importante para almoçar e acabou pagando toda conta; ou seu motorista está na estrada e o caminhão quebra, obrigando-o a procurar um mecânico. Despesas inesperadas, mas que não devem ser uma dor de cabeça pra ninguém.
Onde quer que esteja, seu colaborador consegue, em tempo real, solicitar reembolso através do app da Bee Vale. Nele ele anexa uma foto da notinha, preenche alguns campos e… pronto! O financeiro já consegue fazer um crédito no cartão imediatamente.
Antecipação de despesas
Mas, e se você quiser se antecipar? Também é possível! O colaborador vai viajar para uma conferência ou visitar alguns clientes? Não precisa mais pedir para ele usar seu próprio dinheiro e depois solicitar um reembolso. Com a antecipação de despesas você cria uma carteira específica, dentro do cartão Bee Vale dele, para as despesas que a empresa determinar. Sem desconforto para o colaborador e com total controle para a empresa.
Só vantagens, né?
O módulo de Gestão de reembolso e Antecipação de despesas da Bee Vale traz uma série de vantagens para as empresas:
- Visibilidade financeira: através do dashboard da Bee Vale é possível tirar diversos relatórios, auxiliando a análise de gastos, períodos, equipes…
- Reembolso rápido: como o colaborador pode enviar a foto da notinha enquanto está fora da empresa, o reembolso pode ser muito mais rápido.
- Menos fraudes: com o controle de notas e descritivos das despesas, fica muito mais difícil ocorrer algum tipo de fraude nas notas e pagamentos.
- Relatórios: os relatórios são mais rapidamente gerados, dando visibilidade aos departamentos e maior controle às áreas envolvidas.
O que são despesas corporativas?
Para que o sistema funcione do jeito que todos querem – de forma simples e rápida – é importante, antes:
- Definir quais são as despesas elegíveis para reembolso.
Em uma viagem, por exemplo, são comuns despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação. Nesse último item, é importante também definir um valor máximo por dia para as refeições. Assim os colaboradores estarão cientes do que será reembolsado e o que não será. Outro exemplo: a viagem se estendeu mais do que o esperado e ele precisará dos serviços de lavanderia; nesse caso o serviço seria reembolsado. - Estabeleça as regras de reembolso
É muito importante que os colaboradores conheçam as regras, entendam como fazer e saibam os prazos. Por exemplo: foi depositado um valor na carteira, ele apresentou todas as notas e sobrou um dinheiro. A empresa pode pegar de volta, transferir para outra carteira ou congelar para uma próxima oportunidade. - Definir as pessoas elegíveis ao serviço
Em uma empresa, as funções desenvolvidas pelos colaboradores são as mais variadas. É importante definir quais grupos ou pessoas necessitam do serviço e estarão aptas a usá-lo. Como todos os recursos da Bee Vale, inserir pessoas ou retirar o acesso é simples e rápido, feito através da plataforma do cliente.
É facilidade demais! Gostou da solução e quer uma demonstração? Fale conosco: beevale@beevale.com.br
